E-Invoicing - Zurück zum Ursprung

E-Invoicing bedeutet für jeden etwas anders. Für manche ist die elektronische Rechnungsstellung die Basis-Komponente für die Supply Chain-Finanzierung und für Lösungen wie eine dynamische Diskontierung. Für andere bietet die elektronische Rechnungsstellung eine Übersicht der Ausgaben, eine Unterstützung für eine bessere Beschaffung und Möglichkeiten, die Lieferanten zu rationalisieren.

Der wirkliche Grund, warum viele Unternehmen E-Invoicing verwenden möchte, ist folgender: Unternehmen verbrauchen sehr viel Papier. Viele Firmen möchten in ihren Prozessen möglichst viel Papier einsparen, um Betriebskosten zu reduzieren und gleichzeitig die Kontrolle und Sichtweite zu erhöhen. Wenn also das Ziel der meisten Unternehmen einfach darin besteht, Papier zu reduzieren, und die Fakten des E-Invoicing bekannt sind, warum wird es dann nicht von mehr Unternehmen genutzt?

Leider ist der Markt häufig negativ behaftet von Dienstleistern, die mehr versprechen, als sie bieten können. Oft hört man die Behauptung von Anbietern, dass sie es einerseits schaffen, alle Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung zu bewegen, auf der anderen Seite bieten sie aber nur Lösungen für die größten Lieferanten an.Kommt Ihnen das bekannt vor?

Die Akzeptanz von Lieferanten bleibt niedrig und die papierlose Finanzabteilung ein Traum. Dafür gibt es drei Hauptgründe:

E-Invoicing-Lösungen verlangen häufig, dass die Lieferanten ihre Rechnungen im XML-oder EDI-Format erstellen. Dies können aufgrund der notwendigen Veränderungen in der Infrastruktur und den damit verbundenen Kosten in der Regel nur die größten Anbieter leisten.

„Freemium Portale”, die angeben, diese Kosten zu beseitigen, um kleinere Lieferanten anzuziehen, funktionieren nur für kleine Unternehmen. Ein Lieferant, der schon ein Abrechnungsprogramm nutzt, möchte die Rechnung nur in einer Anwendung erstellen und nicht noch eine weitere Anwendung nutzen

Lieferanten möchten nicht dafür bezahlen, wenn sie Rechnungen an ihre Kunden schicken, und dieses Modell nutzen viele Anbieter.

Damit eine E-Invoicing-Lösung wirklich funktioniert und eine hohe Lieferantenakzeptanz erzielt wird, muss der Rechnungsversand für Lieferanten einfach sein. Ohne Zusatzkosten oder zusätzlichen Aufwand, einfach in der Anwendung, ohne das tägliche Geschäft aufzuhalten.

Der Lieferant muss seine Anwendungen oder Infrastruktur nicht ändern, um XML oder EDI zu versenden
Der Lieferant erstellt die Rechnung nur in einem System. Ein weiteres System oder Portal wird nicht benötigt.
Der Lieferant muss nicht dafür bezahlen.

Hier bietet die Lösung von CloudTrade alle Möglichkeiten. Die Lieferanten werden lediglich aufgefordert, ihre Rechnungen im PDF-Format zu senden, was über alle Buchhaltungssysteme möglich ist. Die CloudTrade Software liest die eingebetteten Daten im PDF (ohne OCR) und schickt sie direkt in den Rechnungsverarbeitungsprozess des Kunden.

Diese Methode ist für den Lieferanten kein Mehraufwand und reduziert seine Kosten. Eine Lieferantenakzeptanz von 90% und mehr ist oft Standard. Außerdem ist Hundertprozentige Genauigkeit garantiert, da die Information direkt aus dem PDF genommen wird.

Uta Hinterkeuser, Country Manager Germany bei der Firma CloudTrade, kommentiert: „ Es ist ein spannender Zeitpunkt, die Entwicklung in Deutschland im Bereich E-Invoicing zu verfolgen.“ Nach der rechtskräftigen Einführung der elektronischen Signatur und E-Invoicing Lösungen wie die von CloudTrade, wird die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmensgrößen möglich. Eine hohe Anpassungsrate ist nun realistisch.

Das ist einfaches E-Invoicing und kommt dem Traum vom papierlosen Büro immer näher.

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